Werknemers hebben vaak vragen over hun recht op reiskostenvergoeding. Hoewel het logisch lijkt dat werkgevers een vergoeding geven voor de kosten die medewerkers maken om naar het werk te reizen, is het belangrijk om te weten dat er geen wettelijk recht bestaat op een reiskostenvergoeding. Dit recht moet specifiek zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of een toepasselijke cao.
In deze blog lichten we uitgebreid toe wat de mogelijkheden zijn voor een reiskostenvergoeding, wanneer deze onbelast is en welke voorwaarden daarbij gelden. Zo weet jij precies waar je als werknemer recht op hebt!
Geen wettelijk recht op reiskostenvergoeding, maar wel mogelijkheden
Een reiskostenvergoeding is geen verplichting voor werkgevers, tenzij deze expliciet is opgenomen in een arbeidsovereenkomst of cao. Werkgevers mogen echter wel vrijwillig een hogere vergoeding geven dan de fiscaal vrijgestelde grens, maar het bedrag boven deze grens wordt wel belast als loon.
Onbelaste reiskostenvergoeding: wat zijn de voorwaarden?
Onder bepaalde voorwaarden kan een reiskostenvergoeding onbelast worden verstrekt. Dat betekent dat de vergoeding niet wordt meegerekend bij het loon en dus niet meetelt voor de loonbelasting en sociale premies. De meest voorkomende vrijgestelde vergoeding is de kilometervergoeding.
Vrijgestelde vergoeding van € 0,23 per kilometer (2024)
Werknemers kunnen een onbelaste vergoeding krijgen van maximaal € 0,23 per zakelijke kilometer, inclusief woon-werkverkeer. Deze regeling geldt voor vervoer met de fiets, motor, auto of openbaar vervoer. Voor openbaar vervoer geldt een minimumafstand van 10 kilometer, en er moet minstens 40 dagen per kalenderjaar naar het werk worden gereisd.
Belastingvrije vergoeding bij openbaar vervoer
Maak je gebruik van het openbaar vervoer om naar je werk te gaan? Dan heeft je werkgever twee mogelijkheden voor een belastingvrije vergoeding:
- Vergoeding van de werkelijk gemaakte reiskosten (bijvoorbeeld op basis van vervoersbewijzen of abonnementen)
- Of vergoeding op basis van het aantal kilometers tot maximaal € 0,23 per kilometer
Wanneer een werknemer kiest voor een vergoeding van de werkelijke kosten, bijvoorbeeld bij openbaar vervoer, moet de werkgever een administratie bijhouden waarin deze kosten zijn aangetoond.
Berekening van de reisafstand
De reisafstand wordt berekend over de gebruikelijke weg en is afhankelijk van de vervoerswijze. Bij openbaar vervoer worden de kilometers gebaseerd op NS-publicaties en andere standaardberekeningen.
Geen vrijstelling bij vervoer ter beschikking gesteld door de werkgever
Wanneer de werkgever vervoer ter beschikking stelt, zoals een leaseauto of een fiets van de zaak, kunnen er geen onbelaste reiskostenvergoedingen worden verstrekt. Dit geldt ook als de werkgever openbaarvervoerabonnementen aanbiedt of carpoolregelingen organiseert waarbij medewerkers meerijden.
Carpoolen: wat is mogelijk?
Een medewerker die carpoolt als bestuurder, kan een onbelaste vergoeding ontvangen van maximaal € 0,23 per kilometer, inclusief eventuele extra kilometers om collega’s op te halen.
Belastingvrije kilometervergoeding voor de chauffeur bij georganiseerd carpoolen
Wordt het carpoolen door de werkgever geregeld? Dan mag de chauffeur per kalenderjaar in 2024 maximaal € 0,23 per gereden kilometer belastingvrij ontvangen. Dit maximale bedrag geldt ook voor eventuele extra kilometers die de chauffeur maakt om collega’s op te halen. Let op: deze regeling is alleen van toepassing op de chauffeur; voor meerijders geldt een andere regeling.Voor meerijders geldt dat zij geen recht hebben op een onbelaste vergoeding als het carpoolen door de werkgever wordt geregeld.
Vaste reiskostenvergoeding
Werknemers met een vaste arbeidsplaats kunnen in aanmerking komen voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding, mits zij minimaal 128 dagen per jaar naar dezelfde werkplek reizen. Voor parttime medewerkers geldt deze regeling naar rato. Werknemers die deels thuiswerken, kunnen kiezen tussen een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag (2024). Voor werknemers met een reisafstand van meer dan 150 kilometer geldt een verplichte nacalculatie aan het einde van het jaar.
Overige kosten en belastingen
Vergoedingen voor zaken als parkeerkosten, schade aan een voertuig of overige vervoerskosten worden meestal als belast loon beschouwd. Alleen parkeerkosten die rechtstreeks door de werkgever worden betaald, zoals een parkeervergunning, zijn vrijgesteld.
Juridisch advies over reiskostenvergoeding?
Heb je vragen over je rechten als werknemer of kom je er met je werkgever niet uit over de vergoeding? De arbeidsrechtspecialisten van
Arslan Advocaten staan voor je klaar. Neem vrijblijvend contact met ons op voor juridisch advies of ondersteuning. Binnen 24 uur krijg je helderheid over je mogelijkheden, zodat jij weet waar je aan toe bent.
